Hvad er firmaets E-mail politik?

Har dit firma en e-mail politik? Vidste du selv var der sådan en ting? Nå, der er, og hvis din virksomhed ikke har, du er ikke blot risikere den professionelt image for din virksomhed, men også risikere potentielle erstatningsansvar problemer, der kan opstå som følge af misbrug af dit firma e-mail-system.

At have en offentliggjort e-mail politik udretter tre mål.

Først, det lærer dine medarbejdere til at bruge e-mail på en professionel måde. Hvad er det? Du har aldrig rigtig givet mange tanker om dine medarbejdere sender e-mails? Godt, bør du, fordi dårligt sammensat og uprofessionel e-mails ikke kun afspejler på medarbejderen, men på dig og din virksomhed, så godt.

Chancerne er de fleste af dine medarbejdere ikke engang stave indskrive de e-mails, de sender til dine kunder og partnere. Chancerne er endnu større, hvis de sender andre varer gennem din virksomhedens e-mail-system, der kan få dig sagsøges.

Overvej dette: Hvis en af dine mandlige medarbejdere sender en e-mail til en kvindelig medarbejder, der kan anses for chikanerende i naturen, du kan blive dømt til at være lige så ansvarlig for skader, når hendes advokat kommer ringer med mobning jakkesæt i hånden.

Oprettelse af en virksomheds e-mail politik hjælper også lægge ud grundreglerne for personlig brug af virksomhedens e-mail. Når en medarbejder er på dit ur, ved hjælp af din computerudstyr, og dit netværk og dine ressourcer, de skal forstå, at personlige e-mails ikke sendes eller modtages ved hjælp af virksomhedens e-mail-system.

Dette kan være en skrap regel at håndhæve, at børn nu email deres mødre på arbejdspladsen efter skole og fodbold trænere email alle, men som hovedregel, personlige brug af virksomhedens e-mail-system ikke bør tillades.

En effektiv virksomhedens e-mail politik hjælper også med at dække din corporate bagdel mod erstatningsansvar. Tag eksemplet ovenfor af potentiel chikane dragten forårsaget af en fornærmende e-mail. Hvis din virksomhed har en klart angivet e-mail politik at detaljer, hvad der anses for upassende, kan du minimere virksomhedens ansvar ved at bevise, at medarbejdere blev uddannet i korrekt brug af e-mail.

Hvis du kan bevise, at ansatte vidste at sende sådanne e-mails var ikke acceptabelt under virksomhedens politik, dit ansvar kan mindskes betydeligt.

At have en god e-mail politik kan også give dig en konkurrencemæssig fordel over konkurrencen. Som e-mail bliver professionel kommunikationsmediet valg, kan komponere professionel, betænksomme e-mails virkelig sætte din virksomhed foran flokken.

Jeg kan fortælle dem af erfaring at jeg faktisk har vundet kontrakter simpelthen fordi kunden var imponeret over, at jeg besvarede hans e-mail hurtigt og professionelt. Med andre ord, har jeg lavet tusindvis af dollars, bare fordi jeg reagere hurtigt og bruge en stavekontrol. Er dette et fantastisk land, eller hvad?

Hvordan du opretter en e-mail politik? Hvis du har andre eksisterende politikker på plads, som dem, der vedrører kommunikation, adgang til fortrolige materialer, personlig brug af telefon, seksuel chikane osv. Du bør kunne oprette en e-mail politik ved hjælp af de eksisterende politikker som retningslinjer.

Hvis du har brug at starte fra bunden kan du stadig skrive politikken selv med lidt tid og forskning, men mange virksomheder er afhængige af professionelle konsulenter til at gøre arbejdet for dem. Når du indse vigtigheden af en e-mail og forstå konsekvenserne af ikke at have en, vil du sandsynligvis enig der sine penge givet godt ud.

En e-mail politik behøver ikke at være en lang, trukket ud dokument. De fleste politikker er ikke mere end et par sider lang, skrevet i almindeligt engelsk, at hver medarbejder kan nemt forstå.

Nøglen til succes for din virksomheds e-mail politik ligger i uddannelse af dine medarbejdere. Du kan ikke bare oprette en politik og forventer alle at følge blindt. Når politikken er skrevet det bør fordeles til medarbejdere og kan endda blive en del af fremtidige ansættelseskontrakter. Forklare politikken for dine medarbejdere og få dem læst og tegn til at betyde, at de forstår og vil overholde reglerne.

Mange virksomheder er nu klar over betydningen af e-mail og lægger på uddannelsesseminarer, der ikke kun lærer deres medarbejdere at holde sig til politikken, men hvordan at komponere og reagere på e-mails, så godt.

Her er til din succes!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *